La vida de una solicitud de certificado

Una solicitud de certificado suele llegar con prisa y con muy poco detalle: un contratista tiene que estar mañana en una obra, y el contratista general no lo deja entrar sin un COI. La solicitud nombra un holder, a veces una dirección, y de vez en cuando la redacción que quiere el holder.

El primer trabajo es convertir eso en tres datos: quién es el holder, qué pólizas del cliente necesita ver, y si espera ser additional insured o tener un waiver of subrogation. Casi todo lo que sale mal después vuelve a uno de esos tres, cuando se supuso en vez de confirmarse.

La mayoría de las solicitudes son de un ACORD 25, el Certificate of Liability Insurance, porque a la mayoría de los holders les importa la responsabilidad civil general, autos, umbrella y compensación laboral. Es el valor por defecto correcto.

No siempre es el formulario correcto. Un prestamista o un arrendador que pregunta por un inmueble quiere evidencia de seguro de propiedad: el ACORD 27 para propiedad personal, como una vivienda, o el ACORD 28 para propiedad comercial. Un ACORD 25 emitido a un cliente que solo tiene cobertura de propiedad no es un certificado; es una hoja en blanco con un logo.

Un certificado debe repetir lo que dice la póliza, y nada más. Los límites más seguros son los copiados del registro de la póliza en vez de recapturados de un certificado viejo, porque un certificado viejo puede llevar un límite del periodo del año pasado.

Eso hace que el certificado sea tan bueno como el registro de la póliza. Si el registro está desactualizado, cada certificado construido desde él también lo estará, que es una buena razón para corregir el registro y no el certificado.

Additional insured y waiver of subrogation son las dos casillas que más se marcan a pedido y menos se comprueban contra la póliza.

Un certificado no convierte a nadie en additional insured. Lo hace la póliza, normalmente mediante un endoso. Marcar la casilla para un holder que no está cubierto crea un documento que dice algo que la póliza no dice, y ese es exactamente el tipo de discrepancia que aparece después de un siniestro.

La decisión además rara vez es todo o nada. Un contratista general puede ser additional insured en la póliza de responsabilidad civil y no en la de autos. Registrarlo por póliza, y por holder, es lo que mantiene el siguiente certificado para ese holder coherente con el anterior.

Enviar el certificado es la parte fácil. Poder responder tres meses después "¿lo enviamos, a quién y qué decía?" es la parte que importa cuando un holder dice que nunca lo recibió.

Cada certificado que sale debería dejar un registro en el holder: la fecha, el destinatario y el archivo en sí, no solo una nota de que se envió.

Un certificado describe un periodo de póliza. Cuando la póliza se renueva, cada certificado emitido sobre el periodo anterior queda desactualizado, y los holders que lo recibieron acabarán pidiendo uno nuevo, muchas veces el mismo día en que lo necesitan.

Las agencias que lo resuelven bien mantienen la lista de holders asociada al cliente, así que reemitir tras una renovación consiste en generar desde una lista que ya existe, no en reconstruirla desde correos viejos.

En Agency Nexus, esa secuencia se ve así:

• La solicitud puede venir del escritorio de la agencia, o del asegurado desde el portal del cliente, donde llega a una cola.
• El formulario se elige según la cobertura registrada, y un formulario que saldría en blanco se rechaza con una explicación.
• Los límites se llenan desde el registro de la póliza, usando solo pólizas activas, en firme y renovadas.
• Additional insured y waiver se registran por póliza y por holder, y nada se concede por defecto.
• La entrega es por email, a un holder o a hasta 50 destinatarios, y cada envío queda registrado con el archivo.
• En la renovación, los holders se quedan en el master de certificados del cliente. Agency Nexus no reemite certificados automáticamente; una persona los genera desde esa lista.

La página de certificados de seguro cubre cada paso en detalle.