Automatización de renovaciones a 90, 60 y 45 días

Una vez al día, Agency Nexus busca las pólizas activas que vencen exactamente a 90, 60 o 45 días de ese día, y le envía a cada asegurado el recordatorio que la agencia configuró para esa marca.

Esto es automatización por reglas, no predicción ni IA. Resuelve lo que se sabe de antemano: una póliza tiene fecha de vencimiento, así que las fechas de los recordatorios se conocen el mismo día en que se registra la póliza.

Cada una de las tres marcas se configura por separado. Para cada marca la agencia decide:

• si ese recordatorio se envía o no;
• si va por SMS, por email o por los dos.

Una agencia que solo quiere un email a los 45 días apaga las otras dos marcas y el SMS. Una agencia que quiere las tres por los dos canales lo enciende todo. La regla es la misma; la forma la decide la agencia.

El texto es de la agencia. Hay una plantilla de SMS y una de email, las dos editables, y las dos pueden usar estos campos, que se rellenan para cada asegurado y cada póliza:

Un SMS solo se envía a un cliente con teléfono registrado, y un email solo a un cliente con dirección de correo, así que un dato de contacto que falta omite ese canal en vez de hacer fallar el recordatorio entero.

• Por póliza. Los recordatorios se pueden apagar para una sola póliza —una cuenta que no se va a renovar, o un asegurado que pidió no ser contactado— sin tocar la configuración de la agencia.
• Para la agencia. Todos los mensajes automáticos se pueden pausar de una vez, por ejemplo durante una migración, y reanudar después.
• Con registro. Cada recordatorio queda registrado en el cliente y en la póliza, con el canal, la dirección a la que fue, el texto enviado y si se envió o falló.

Dentro de la agencia, el panel muestra las renovaciones que vencen en los próximos 60 días, y cuántas caen hoy, antes del fin de semana y antes del fin de mes.

Un productor o un CSR ve las renovaciones de las pólizas que tiene asignadas. Un administrador ve toda la agencia. En un escritorio dividido o en una agencia con varias oficinas, eso es lo que pone cada renovación delante de quien lleva la cuenta.

Una póliza que llega a su renovación se puede cerrar de tres maneras:

• Marcarla como renovada, cuando la renovación queda en firme.
• Marcarla como no renovada, cuando la cuenta no continúa.
• Reescribirla como una póliza nueva enlazada a la que reemplaza, lo que marca la original como renovada.

Una póliza que pasa su fecha de vencimiento sin renovarse desde el sistema queda marcada como vencida por una revisión diaria, o como renovada si ya hay una póliza más nueva que apunta a ella.

Estas son partes reales del trabajo de renovación, y Agency Nexus no las hace por su cuenta:

• pedir el historial de siniestros o la información de exposiciones a la aseguradora;
• decidir si se re-cotiza y preparar la sumisión;
• avisar a los holders de certificados o reemitir sus certificados;
• crear tareas de renovación o asignárselas a una persona;
• predecir qué cuentas corren riesgo de no renovar.

Es una línea deliberada. Las reglas se ganan la confianza cuando resuelven lo que se sabe de antemano, y la pierden cuando empiezan a tomar decisiones de criterio que la agencia luego tiene que revisar. El artículo sobre automatización de renovaciones explica dónde está esa línea y por qué.