Funciones del software para agencias de seguros

Agency Nexus se entrega como diez módulos que comparten una misma cartera, de modo que un dato capturado una vez queda visible en todos los lugares donde importa.

Los nombres de los módulos aparecen en inglés porque así se llaman dentro de la aplicación: la interfaz de Agency Nexus está en inglés.

Una póliza en Agency Nexus atraviesa cinco estados —cotización, en firme, activa, servicio y renovación— y el mismo registro los carga todos.

En cotización no hay nada comprometido y el número de póliza sigue vacío. Al quedar en firme se abre el binder y se fija la fecha efectiva. La emisión la convierte en póliza activa con vencimiento. El servicio va acumulando endosos, certificados y solicitudes contra ella. La renovación reabre el ciclo en un calendario que el sistema ya conoce.

Como son estados y no documentos separados, el certificado que emitió durante el servicio y la comisión que espera en la renovación siguen colgando de la misma póliza, y nadie retranscribe nada para mantenerlos juntos.

Agency Nexus envía al asegurado un recordatorio de renovación en tres marcas fijas antes del vencimiento: 90 días, 60 días y 45 días.

• Cada marca es un interruptor. La agencia activa o desactiva los recordatorios de 90, 60 y 45 días, y elige SMS, email o ambos para cada uno.
• El texto es de la agencia. Las plantillas se editan y rellenan el nombre del cliente, el número de póliza y la fecha de renovación.
• Las excepciones siguen siendo posibles. Una póliza concreta se puede excluir, y todos los mensajes automáticos se pueden pausar para la agencia de una vez.

Cada recordatorio enviado queda registrado en el cliente y en la póliza. Dentro de la agencia, cada productor y CSR ve las renovaciones que vencen en los próximos 60 días en sus propias pólizas, y la póliza se puede marcar como renovada, como no renovada o reescribir como una póliza nueva enlazada a la que reemplaza.

Esto es automatización por reglas, no predicción. Pedir el historial de siniestros, decidir si se re-cotiza y actualizar a los holders de certificados siguen siendo decisiones de la agencia. La página de automatización de renovaciones detalla qué corre solo y qué no.

Los formularios ACORD y los certificados se generan desde el registro de la póliza, así que el formulario lleva los mismos valores que guarda el sistema y no una copia recapturada.

Un certificado se emite para un holder concreto, a partir de las pólizas activas del cliente. Los límites salen del registro de la póliza, el sistema elige el ACORD 25, 27 o 28 según los ramos registrados y rechaza un formulario que saldría en blanco, y el certificado terminado se envía por email al holder con el envío registrado. El asegurado también puede pedir certificados, o generar uno para sus propias pólizas, desde el portal del cliente.

Además de certificados, Agency Nexus llena solicitudes ACORD —125, 126, 130, 130 FL, 131, 140 y 37— desde los mismos registros. La página de certificados y la página de formularios ACORD los recorren en detalle.

Agency Nexus concilia el estado de cuenta de comisiones de la aseguradora contra las pólizas a las que debería corresponder, y saca a la superficie las líneas que no cuadran.

El estado llega como archivo de una aseguradora y un período. Cada línea se empareja con una póliza y con la comisión que el sistema esperaba. Las que coinciden se liquidan. Las que no —una póliza pagada en $380 contra $410 esperados— quedan abiertas y visibles en vez de cerrar el mes corto en silencio.

Los estados también traen entradas que no corresponden a nada de la cartera. Un ajuste por endoso registrado aparte se devuelve a la póliza a la que pertenece; un cargo de facturación de la aseguradora que no es comisionable se identifica como tal. El objetivo es concreto: que la línea inexplicable sea lo que el sistema le entrega, no lo que usted tiene que salir a buscar.

Detrás de la conciliación hay un libro de comisiones de partida doble que no se puede editar, solo corregir asentando una reversa. La página de conciliación de comisiones cubre repartos, contracargos, cierre de mes y estados de cuenta de productores.

Nexus AI trabaja sobre su cartera existente: lee registros y documentos, estructura lo que encuentra y prepara trabajo que una persona confirma antes de que se escriba nada.

Cinco conductas, cada una haciendo un trabajo real en el sistema:

• Conecta — los documentos encuentran la póliza a la que pertenecen.
• Lee — los documentos se convierten en campos estructurados.
• Señala — aparece la línea del estado de cuenta que nadie puede explicar.
• Entiende — los artefactos importados se tipifican y se emparejan.
• Actúa — prepara el trabajo y usted lo confirma.

El flujo es deliberadamente estrecho: entra una consulta a la cartera, un documento o un registro; ocurre la extracción y el estructurado; salen campos, un conjunto filtrado o una acción en borrador; y una persona confirma antes de escribir. Los campos sensibles quedan fuera de alcance y cada acción queda auditada. Los proveedores de IA solo procesan lo que una solicitud necesita y tienen prohibido contractualmente entrenar con esa solicitud.

Las renovaciones automáticas no forman parte de esto a propósito. Las reglas resuelven lo que se sabe de antemano, y llamarle inteligencia a eso es lo que vuelve increíble todo lo demás.

Agency Nexus importa desde NowCerts por su API, y desde Applied Epic, AMS360, HawkSoft o cualquier otro sistema por exportación CSV y mapeo de campos.

La migración corre por etapas y no como una sola carga. Nexus inventaría todo lo que la agencia realmente tiene, identifica qué es cada artefacto, normaliza fechas, nombres, monedas y códigos a una sola forma, empareja documentos con su póliza y pólizas con su cliente, y saca a la superficie huecos y conflictos en lugar de descartarlos en silencio. Lo que aterriza es un negocio organizado, no un montón de filas migradas.

El mismo sistema sirve a un escritorio único y a una agencia con varias oficinas; lo que cambia es cómo se enruta el trabajo, no qué producto compró.

• Escritorio único. Un productor y una persona de servicio comparten cartera, y las renovaciones salen de una sola cola.
• Escritorio dividido. Productores y servicio trabajan colas separadas, y el trabajo de renovación se enruta por productor.
• Departamentos. Comercial, personal y beneficios llevan sus propias carteras, y las automatizaciones cargan 90 / 60 / 45 en todas.
• Multi-oficina. Las oficinas comparten una sola cartera en vez de operar cuatro sistemas, y cada escritorio lee el mismo registro.

Los roles y permisos son granulares, así que lo que alcanza un productor, alguien de servicio, un administrador o un dueño es una configuración y no una concesión.

Los registros de cada agencia están separados lógicamente de los de cualquier otra, y el acceso dentro de una agencia se gobierna por rol.

Agency Nexus usa TLS en tránsito, hashing de contraseñas, control de acceso por roles, autorización consciente del inquilino, separación lógica entre registros de agencias, credenciales restringidas y registro de eventos. Sourcy opera desde Florida y procesa los datos en Estados Unidos.

Para los datos de clientes y prospectos, la agencia es la controladora y Sourcy actúa como su procesador; hay un anexo de tratamiento de datos disponible a solicitud. No se comparte información personal y no se construyen perfiles publicitarios. Al cerrar una cuenta, el contenido se elimina o se anonimiza en aproximadamente 90 días, respaldos incluidos. Los documentos que gobiernan son la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones, disponibles en inglés.