Cómo funciona el AMS

Su cartera existente entra por una conexión directa o por una exportación mapeada, y después recorre seis etapas antes de que alguien trabaje en ella.

NowCerts conecta por su API. Applied Epic, AMS360 y HawkSoft entran por exportación CSV y mapeo de campos, que es también el camino para agencias que llegan desde hojas de cálculo o una mezcla de herramientas. Lo que pasa después de la carga es la parte que decide si una migración sirve:

Cuatro de esas seis etapas corren sin que nadie las empuje. Las dos que no son los extremos: decidir qué traer y aceptar el resultado.

Abrir un cliente en Agency Nexus muestra la póliza, el certificado, la fecha de renovación, la comisión esperada, los contactos y los documentos — y la mayoría se engancharon solos.

La distinción pesa más de lo que parece. Un sistema que solo guarda lo que usted le escribe tendrá el certificado y la póliza como dos archivos sin relación. Agency Nexus enlaza el certificado con la póliza contra la que se emitió, la fecha de renovación con el período que cierra, y la comisión con la póliza que la generó. Ese enlace es lo que convierte una renovación en una consulta en vez de una investigación.

Una póliza pasa por cinco estados, y el registro los carga todos en lugar de partirse en documentos sueltos.

• Cotización. La sumisión está tarifada. Nada compromete todavía y aún no hay número de póliza.
• En firme. La cobertura está acordada, se abre el binder y se fija la fecha efectiva.
• Activa. La póliza está vigente con fecha de vencimiento y empieza el servicio.
• Servicio. Endosos, certificados y solicitudes del cliente se acumulan contra ella.
• Renovación. La automatización se abre en el calendario que el sistema ya conoce.

Como son estados de un mismo objeto, el certificado emitido en el mes tres y la comisión esperada en el mes doce siguen colgando de la misma póliza cuando llega la renovación.

El trabajo de renovación no espera a que alguien se acuerde. Se abre solo en tres marcas fijas antes del vencimiento.

En cada una de las tres marcas, Agency Nexus envía al asegurado un recordatorio de renovación por SMS, email o ambos, según lo configuró la agencia para esa marca. El envío queda registrado en el cliente y en la póliza, y cada productor y CSR ve las renovaciones que vencen en sus propias pólizas en los próximos 60 días.

Las marcas también marcan el ritmo del trabajo de la agencia. Hacia los 60 días hay que pedir el historial de siniestros y la información de exposiciones para que lleguen a tiempo; hacia los 45 días, decidir si se re-cotiza todavía cambia el resultado. Ese trabajo es de la agencia: el sistema no pide el historial ni re-cotiza por su cuenta. Cuando la renovación queda en firme, la póliza se marca como renovada o se reescribe como una póliza nueva enlazada a la anterior. La página de automatización de renovaciones separa lo que corre por regla de lo que no.

Una solicitud de certificado recorre cuatro pasos, y el certificado terminado queda enganchado a la póliza de la que salió.

El certificado se genera desde el registro de la póliza en vez de escribirse: ACORD 25 para ramos de responsabilidad civil, 27 o 28 para propiedad. Un formulario sin cobertura registrada que lo llene se rechaza en lugar de salir en blanco, un paso de aprobación registra quién lo aprobó y cada envío queda registrado en el holder. La página de certificados cubre holders, additional insured y waiver of subrogation, y el portal del cliente.

El estado de cuenta de la aseguradora se empareja línea por línea contra lo que la cartera dice que la agencia debió cobrar, y lo que se le muestra son las diferencias.

Las líneas que coinciden se liquidan sin ceremonia. Una que no coincide —una póliza pagada en $380 contra $410 esperados— queda abierta en vez de cerrar el mes corto en silencio. Las entradas que no corresponden a nada de la cartera se resuelven en lugar de ignorarse: un ajuste por endoso registrado aparte se devuelve a su póliza, y un cargo de facturación no comisionable se identifica como tal.

El objetivo de diseño es estrecho y vale decirlo claro: la línea inexplicable debería ser lo que el sistema le entrega, no lo que usted tiene que salir a buscar.

Nexus AI corre sobre su propia cartera y siempre se detiene antes de escribir. Una persona confirma.

• Entrada. Una consulta a la cartera, un documento o un registro.
• Proceso. Extraer, estructurar, preparar.
• Salida. Campos, un conjunto filtrado o una acción en borrador.
• Confirmación. Una persona confirma antes de que se escriba nada.

Los campos sensibles quedan fuera de alcance y cada acción queda auditada. Los proveedores de IA reciben solo lo que una solicitud necesita y tienen prohibido contractualmente entrenar con esa solicitud.

Las renovaciones automáticas no forman parte de esto a propósito. Las reglas resuelven lo que se sabe de antemano; la IA resuelve lo que no —un documento desconocido, una línea inexplicable, una cartera filtrada por intención. Presentar automatización por reglas como inteligencia es lo que vuelve increíble el resto, así que aquí se mantienen separadas.