Un sistema de gestión para agencias P&C de Florida

Florida es un mercado P&C distinto, con su propia solicitud de compensación laboral, su propio tratamiento de los cargos de póliza y sus propias reglas sobre cancelaciones y registros. Un sistema de gestión construido sobre valores nacionales resuelve mal estos detalles en silencio, y el error suele aparecer en una auditoría o en una disputa, no el día en que se hace el trabajo.

Florida no usa el ACORD 130 estándar para su propio negocio de compensación laboral. Tiene su propia edición, el ACORD 130 FL, y las aseguradoras la esperan.

Cuando una agencia ubicada en Florida le pide a Agency Nexus "la 130", recibe la edición de Florida, llenada desde los registros del cliente y la póliza. La 130 estándar sigue disponible por su nombre. La página de formularios ACORD lista todos los formularios que llena el sistema.

Para el impuesto sobre primas de Florida, la sección 626.932 de los Estatutos de Florida cuenta como parte de la prima los cargos de póliza, de inspección, de reconocimiento, de membresía y similares. El cargo de servicio de la sección 626.9325 es la excepción.

En Agency Nexus, cada cargo de una póliza se registra en su propia línea en lugar de agruparse en un solo importe de "otros cargos", y el editor de cargos marca los tipos de cargo que el estatuto nombra como prima para el impuesto de Florida. Un cargo que el estatuto no nombra se deja sin marcar a propósito: una etiqueta de "gravable" equivocada es peor que ninguna, y quien presenta la declaración decide.

Agency Nexus calcula la prima a devolver en cancelaciones flat, pro-rata y short rate, contando días reales del calendario.

La regla 69O-170.010 del Código Administrativo de Florida limita las tablas short rate que devuelven menos del 90 % de la prima no devengada pro-rata, salvo que la aseguradora lo justifique. Cuando un cálculo short rate queda por debajo de ese mínimo, Agency Nexus anota un aviso junto a la cancelación en lugar de cambiar la cifra en silencio, porque el importe que importa es el que devolvió de verdad la aseguradora. El aviso no aplica a compensación laboral y employer's liability, ni a pólizas de vehículos, que la regla 69O-170.002 deja fuera de ese capítulo.

Según la regla 69O-167.001, la prima no devengada de la mayoría de las pólizas canceladas se devuelve en 15 días hábiles, pero una póliza auditable tiene 90 días desde la fecha de cancelación. Si la auditoría de la aseguradora no se completa en ese plazo, se acepta la auditoría del propio asegurado y la devolución sigue en 10 días hábiles.

Para una póliza auditable cancelada, Agency Nexus calcula el plazo de 90 días y muestra en la pantalla de cancelaciones si ese reloj está corriendo, por vencer o vencido. Si el asegurado cooperó con la auditoría es un juicio sobre el expediente, así que el sistema lo muestra como una nota para que decida una persona, en lugar de decidirlo él.

Florida fija dos relojes distintos para conservar registros:

• Registros de pago de prima: al menos 3 años después del pago, según la sección 626.561(2).
• Registros de póliza: 5 años desde el vencimiento de la póliza, no desde su emisión, según la sección 626.748.

Por eso borrar una póliza en Agency Nexus la archiva: se conservan el registro, sus cargos y sus agentes, la póliza desaparece de las listas de trabajo, y el archivo queda anotado en el log de auditoría. Los asientos de comisión de los que depende un registro no se pueden borrar en absoluto.

Esta página describe lo que hace el software. No es asesoría legal, y por sí sola no hace que una agencia cumpla la ley de Florida. Los estatutos y las reglas cambian, y cómo se aplican a una póliza o a una agencia concreta es una pregunta para el abogado o el asesor de cumplimiento de la propia agencia.