Certificados de seguro construidos desde el registro de la póliza

Agency Nexus emite tres certificados ACORD, y elige el que corresponde a la cobertura que el cliente tiene realmente registrada.

El ACORD 25 es siempre el formulario por defecto, porque es lo que suele pedir un contratista general, un arrendador o un portal de proveedores. Cuando un cliente solo tiene cobertura de propiedad registrada, el sistema sugiere el 27 o el 28.

Cuando alguien elige un formulario que las pólizas del cliente no pueden llenar, Agency Nexus lo rechaza y explica por qué. Un ACORD 25 para un cliente sin póliza de responsabilidad civil sería un certificado en blanco, así que el mensaje dice qué falta: agregar la póliza, o elegir un formulario de evidencia de propiedad.

Cada cliente guarda un master de certificado por formulario ACORD, y cada holder tiene su propia versión de ese master, con su nombre y su dirección.

Additional insured y waiver of subrogation se definen por póliza y por holder, no como un solo interruptor para todo el certificado. Un contratista general puede ser additional insured en la póliza de responsabilidad civil y no en la de autos, y esa decisión se queda con ese holder.

Al generar un certificado, las marcas se resuelven en un orden fijo:

1. lo que la persona marca para este certificado;
2. lo que se pactó con este holder, póliza por póliza;
3. el valor por defecto del cliente en el master.

Si ninguno de los tres lo indica, el certificado no concede additional insured ni waiver. El silencio nunca concede.

Un certificado pasa por cuatro estados: pendiente, aprobado, enviado o rechazado.

• Se construye desde pólizas activas. Solo se usan pólizas activas, en firme y renovadas, así que una póliza vencida o cancelada no aparece en un certificado nuevo.
• La aprobación queda registrada. Aprobar un certificado deja constancia en el log de auditoría de quién lo aprobó.
• Se entrega por email. El certificado se envía al holder en PDF, o a hasta 50 destinatarios a la vez.
• Cada envío queda registrado. El registro de emisiones guarda qué se envió, a quién y el archivo que salió.

Los límites que imprime el certificado se llenan desde el registro de la póliza: responsabilidad civil general, autos, umbrella, compensación laboral incluidos los límites de employer's liability, y los sublímites de la póliza de negocio (BOP).

El asegurado no tiene que escribirle a la agencia para pedir un certificado. El portal del cliente le da dos caminos.

• Pedirlo. El asegurado envía una solicitud de certificado con el nombre del holder. Llega a la agencia en una cola, con un contador de solicitudes pendientes, en vez de como una cadena de correos.
• Generarlo. Desde el asistente del portal, el asegurado puede generar un certificado para sus propias pólizas, indicando el holder y confirmando los datos antes de que se produzca el PDF.

Un usuario del portal solo llega a su propio registro de cliente. Una solicitud sobre pólizas de otro cliente se rechaza, y un documento que pertenece a otro es indistinguible de uno que no existe.

Dentro de la agencia, Nexus AI puede preparar la vista previa de un certificado a partir de una solicitud en el chat. Es una vista previa: una persona la revisa y genera el certificado, así que nada se emite solo por la palabra del asistente.

Un certificado es tan exacto como el registro de póliza que lo respalda. Tres cosas que Agency Nexus no hace, dichas con claridad:

• No verifica los límites contra la aseguradora. Salen de la póliza tal como la registró la agencia.
• No reemite certificados automáticamente cuando una póliza se renueva. Los holders se quedan en el master del cliente, lo que convierte reemitirlos en generar desde lo que ya está.
• No sustituye a los endosos de la aseguradora. Un certificado que muestra a alguien como additional insured no agrega esa condición a la póliza.