Conciliación de comisiones para agencias independientes de P&C

El estado de cuenta de la aseguradora se sube como archivo CSV, Excel o PDF. Nexus AI lo lee y lo convierte en líneas, y cada línea pasa después por la revisión de una persona antes de afectar un reparto o una liquidación. Nada de lo que leyó la IA se aplica por su cuenta.

Un estado exportado con el formato de columnas propio de NowCerts —número de póliza, comisión pagada, fecha efectiva, fecha de pago— se reconoce directamente, sin mapear columnas a mano y sin llamar a la IA. Los estados de un PEO también se concilian, contra el periodo de nómina que facturan.

Cada línea se compara con la comisión que la agencia esperaba para esa póliza, y el sistema dice de dónde salió esa expectativa:

• El libro: lo que la agencia reconoció de verdad.
• La proyección: lo que se le mostró a la agencia al configurar la póliza.
• Una estimación: solo cuando no existe ninguna de las dos, y marcada como tal.

Mostrar las tres igual invitaría a discutirle a una aseguradora una cifra que inventó el sistema. Cada agencia define su propia tolerancia, como importe y como porcentaje, para que un centavo de redondeo no sea una excepción.

Una línea que no coincide se clasifica por su causa más probable, de la más segura a la más inferida:

1. un cargo no comisionable dentro de la base de la aseguradora.
2. una tasa distinta a la del esquema.
3. una transacción contabilizada dos veces.
4. una póliza que no está en la cartera.
5. una transacción que nunca se generó, típicamente un endoso.
6. una transacción que existe pero no se emparejó.

La última se llama por lo que es, a propósito. Un sistema que no sabe por qué falló una línea debe decirlo, no disfrazarlo de diagnóstico.

Detrás de la conciliación hay un libro de comisiones de partida doble con tres reglas que impone la propia base de datos, no solo la aplicación:

• Cada asiento cuadra. Sus líneas suman cero por moneda, y un asiento necesita al menos dos líneas.
• Los asientos no se pueden editar ni borrar. La base de datos lo rechaza, lo pida quien lo pida. Un error se corrige asentando una reversa, así que el libro siempre muestra qué se creía antes y por qué cambió.
• Cada hecho económico se asienta una sola vez. Reintentar una importación o una cancelación no puede asentar dos veces la misma comisión.

Los saldos de los productores no son cifras guardadas que puedan desviarse. Se calculan desde el libro cada vez que se leen, y un saldo negativo significa que el productor le debe a la agencia.

La parte de un productor se puede calcular sobre cualquiera de cinco bases, y definirse por separado para los roles de productor, agente de servicio y CSR.

La tasa que aplica se resuelve siempre en el mismo orden —la póliza, el beneficiario, la aseguradora y el ramo, la agencia, y el valor por defecto—, así que dos pólizas iguales siempre dan la misma tasa.

Los repartos no tienen que sumar 100 %: lo que no se reparte se queda en la agencia. Un conjunto de repartos que suma más del 100 % se rechaza al guardarlo, y el mensaje nombra a los agentes responsables del exceso. Una agencia no puede deber más comisión de la que recibió.

Cuando se cancela una póliza, Agency Nexus calcula la prima a devolver con el método flat, pro-rata o short rate, contando días reales del calendario, y asienta el contracargo de comisión en el libro.

• Los dos caminos lo asientan. Una cancelación registrada a mano y una cancelación pendiente que se hace efectiva en su fecha pasan por el mismo cálculo.
• El contracargo sigue a lo que se pagó. Escala la comisión ya asentada, en vez de recalcularla desde una tasa que puede haber cambiado.
• El libro nunca bloquea una cancelación. Si falla el asiento del contracargo, la cancelación se registra igual, el error queda anotado y el contracargo se puede volver a lanzar con seguridad.

Las auditorías de prima de compensación laboral suelen llegar meses después del vencimiento. Se pueden asentar con fecha efectiva retroactiva, y si ese mes ya está cerrado la comisión se reconoce en el siguiente periodo abierto en lugar de reabrir el cerrado. Las pólizas bajo un plan de tarificación sensible a la siniestralidad (loss-sensitive) no generan comisión por los ajustes de auditoría, en ninguna dirección.

Aprobar un estado de cuenta lo bloquea. La aprobación se niega mientras quede alguna línea marcada, porque aprobar es comprometerse con la cifra, no solo haberla mirado.

Cerrar un mes se niega mientras haya algún estado de ese mes sin aprobar, y la negativa los lista por aseguradora. Un mes se puede cerrar igualmente, pero solo con un motivo escrito que va al log de auditoría junto con el número de estados que quedaron fuera. Reabrir un mes cerrado también exige un motivo.

El estado de la agencia agrupa la comisión por aseguradora y por MGA, y el estado del agente muestra lo que ganó cada productor. Los dos salen directamente del libro y se exportan a PDF y a Excel.

Un reporte de un mes que no está conciliado del todo lo dice arriba del PDF y en la primera hoja del libro de Excel, con el importe afectado. Un reporte exacto y uno provisional se ven idénticos una vez impresos, así que el aviso es parte del documento y no una nota al pie.

Para los productores que cobran como contratistas, Agency Nexus guarda un perfil fiscal por beneficiario con el TIN cifrado, y prepara el reporte de 1099-NEC y 1099-MISC desde el libro, con los plazos de presentación y un plan para corregir un formulario presentado con el tipo equivocado.