Preguntas frecuentes sobre el AMS

¿Qué es Agency Nexus?

Agency Nexus es un sistema de gestión de agencias (AMS) para agencias independientes de seguros de daños y responsabilidad civil (P&C). Mantiene toda la cartera de la agencia —clientes y prospectos, pólizas, documentos, formularios ACORD, certificados, comisiones y renovaciones— como un conjunto conectado de registros en vez de un grupo de herramientas separadas. Lo desarrolla Sourcy Inc. y funciona en el navegador.

¿En qué idioma está la aplicación?

La interfaz de Agency Nexus está en inglés. Este sitio está disponible en español e inglés, pero quien trabaje dentro del sistema a diario verá las pantallas, los formularios ACORD y los reportes en inglés. Los formularios ACORD son documentos estándar del mercado estadounidense y existen únicamente en inglés.

¿Qué es un sistema de gestión de agencias y por qué necesitaría uno?

Un sistema de gestión de agencias es el sistema de registro sobre el que opera una agencia de seguros: guarda clientes y pólizas, produce los formularios y certificados que exige el negocio, controla comisiones e impulsa el trabajo de renovación. Las agencias sin uno suelen operar con hojas de cálculo, carpetas de correo y memoria, lo cual funciona hasta que se pierde una renovación o no se puede explicar un estado de comisiones.

¿Para quién es Agency Nexus?

Está hecho para agencias independientes de daños y responsabilidad civil: los productores, el personal de servicio, los administradores y los dueños que trabajan una cartera directamente. No es un sistema de aseguradora ni un CRM genérico adaptado a seguros; el ciclo de vida de la póliza, los formularios ACORD y la lógica de comisiones son el producto, no un agregado.

¿Para qué tamaño de agencia está pensado?

Está diseñado para funcionar desde un escritorio único hasta una agencia multi-oficina. Una agencia de un productor y una persona de servicio corre las renovaciones desde una sola cola; las más grandes separan las colas de productores y servicio, dan a comercial, personal y beneficios sus propias carteras, o dejan que varias oficinas compartan una misma cartera. El sistema es el mismo en cada caso: lo que cambia es el enrutamiento.

¿Maneja ramos distintos a daños y responsabilidad civil?

El producto está construido alrededor del trabajo P&C: el ciclo de vida de la póliza, los formularios ACORD, los certificados y la conciliación de comisiones reflejan cómo opera realmente una agencia de daños. Las agencias que además llevan un departamento de beneficios pueden tener esa cartera en el sistema, pero P&C es la forma para la que están diseñados los flujos.

¿Qué incluye Agency Nexus?

Diez módulos que comparten una misma cartera: Clients & Prospects, Policy Lifecycle, ACORD Forms, Certificates of Insurance, CRM Pipeline, Commissions, Automations, Client Portal, Import y Nexus AI. Como comparten los mismos registros, una póliza capturada una vez arrastra consigo sus documentos, certificados, fechas de renovación y comisión esperada.

¿Cómo funcionan las renovaciones automáticas?

Agency Nexus envía al asegurado un recordatorio de renovación en tres marcas fijas antes del vencimiento: 90, 60 y 45 días. La agencia activa o desactiva cada marca, elige SMS, email o ambos para cada una y edita el texto del recordatorio, que rellena el nombre del cliente, el número de póliza y la fecha de renovación. Una póliza concreta se puede excluir, todos los mensajes automáticos se pueden pausar de una vez y cada envío queda registrado. Pedir el historial de siniestros, decidir si se re-cotiza y actualizar a los holders de certificados siguen siendo trabajo de la agencia.

¿Por qué 90, 60 y 45 días exactamente?

Esas marcas coinciden con cómo cae el trabajo real: 90 días es suficientemente temprano para notarlo sin que sea urgente, 60 días es más o menos cuando hay que pedir la información a la aseguradora para que llegue a tiempo, y 45 días es aproximadamente el último punto en que re-cotizar y hablar con el asegurado todavía cambian el resultado. Los recordatorios mantienen al asegurado al ritmo de ese calendario; el trabajo con la aseguradora y la re-cotización los hace la agencia.

¿Genera formularios ACORD?

Sí. Agency Nexus llena las solicitudes ACORD 125, 126, 130, 131, 140 y 37, y los certificados ACORD 25, 27 y 28, desde los registros del cliente, la póliza y la agencia en vez de recapturarlos. Una agencia de Florida recibe la solicitud de compensación laboral ACORD 130 FL en lugar de la 130 estándar. Antes de generarlo, el formulario muestra qué campos se van a imprimir, cuáles faltan y en qué parte del sistema se agregan.

¿Puede emitir certificados de seguro?

Sí. Un certificado se emite para un holder concreto a partir de las pólizas activas del cliente, con los límites tomados del registro de la póliza. El sistema usa el ACORD 25 para ramos de responsabilidad civil y el 27 o el 28 para propiedad, y rechaza un formulario que saldría en blanco. Additional insured y waiver of subrogation se definen por póliza y por holder, un certificado se puede aprobar dejando registrado quién lo aprobó en el log de auditoría, y se puede enviar por email a un holder o a hasta 50 destinatarios a la vez, con cada envío registrado.

¿Cómo funciona la conciliación de comisiones?

Se carga el estado de cuenta de una aseguradora para un período, y cada línea se empareja con una póliza y con la comisión que el sistema esperaba. Las líneas que coinciden se liquidan. Las que no —una póliza pagada en $380 contra $410 esperados— quedan abiertas y visibles. Las entradas que no corresponden a nada de la cartera, como un ajuste por endoso registrado aparte o un cargo no comisionable, se identifican en vez de quedar sin explicación.

¿Tiene portal para el cliente?

Sí. En el Client Portal el asegurado ve sus propias pólizas y documentos y envía solicitudes de certificado, facturación y servicio, que llegan a la agencia como una cola en lugar de una cadena de correos. El asegurado también puede generar un certificado para sus propias pólizas desde el asistente del portal, confirmando los datos antes de que se produzca el PDF.

¿Incluye CRM o pipeline de ventas?

Sí. El CRM Pipeline mueve prospectos y oportunidades de renovación por etapas, y trabaja sobre la misma cartera que las pólizas. Un prospecto que queda en firme se convierte en póliza sobre el mismo registro, sin recapturarlo en otra herramienta.

¿Incluye firma electrónica?

Sí. La agencia envía un documento a un firmante por email con un enlace privado. El firmante dibuja su firma para firmar, o rechaza indicando el motivo, antes de que el enlace caduque, y la solicitud registra quién firmó, cuándo y desde qué dirección IP.

¿Con qué se integra Agency Nexus?

Con NowCerts por su API para migrar; con exportaciones CSV de Applied Epic, AMS360, HawkSoft y otros sistemas; con Twilio para SMS; con Google Drive para las carpetas de clientes; con Stripe, usando la cuenta propia de la agencia, para enlaces de pago de facturas; y con el email a través de Resend o del servidor SMTP propio de la agencia. También hay una API REST con tokens de alcance limitado para las integraciones propias de la agencia. Las que conectan cuentas propias de la agencia —Twilio, Google Drive, Stripe, un servidor SMTP— quedan apagadas hasta que la agencia las configura.

¿Hay aplicación móvil?

No hay aplicación nativa. Agency Nexus funciona en el navegador, y tanto la aplicación de la agencia como el Client Portal están adaptados para funcionar en pantallas de teléfono y tableta.

¿Se pueden dar permisos distintos a productores, servicio y dueños?

Sí. Los roles y permisos son granulares, así que lo que un productor, alguien de servicio, un administrador o un dueño puede ver y cambiar es una configuración y no una decisión de todo o nada. En agencias grandes esto es también lo que permite que departamentos u oficinas lleven sus propias carteras dentro de un mismo sistema compartido.

¿Qué es Nexus AI?

Nexus AI es la inteligencia integrada en la propia cartera de la agencia, no un chatbot pegado al costado. Hace cinco cosas: conecta documentos con la póliza a la que pertenecen, lee documentos y los convierte en campos estructurados, señala líneas de estados de cuenta que no se pueden explicar, entiende y tipifica los artefactos importados, y prepara trabajo para que una persona lo confirme.

¿Nexus AI toma acciones por su cuenta?

No. El flujo termina en una persona. Entra una consulta a la cartera, un documento o un registro; ocurre la extracción y el estructurado; salen campos, un conjunto filtrado o una acción en borrador; y una persona confirma antes de que se escriba nada. La IA prepara el trabajo, no lo ejecuta.

¿Las renovaciones automáticas son lo mismo que IA?

No, y la distinción es deliberada. Las renovaciones a 90/60/45 son automatización por reglas: resuelven lo que se sabe de antemano. Nexus AI resuelve lo que no se sabe: leer un documento desconocido, emparejar una línea inexplicable, filtrar una cartera por intención. Llamarle inteligencia a la automatización por reglas es lo que vuelve difícil de creer todo lo demás.

¿Cuáles son los límites de Nexus AI?

Los campos sensibles quedan fuera de alcance, cada acción queda auditada y nada se escribe sin confirmación humana. Además, el resultado de la IA puede ser incompleto o inexacto y no constituye asesoría legal, de seguros ni financiera: está pensado para revisarse antes de actuar sobre él.

¿Puedo importar mi cartera desde NowCerts?

Sí. NowCerts está soportado mediante una conexión directa por API y no por una exportación manual, que es lo más cercano a una transferencia directa de una cartera existente.

¿Desde qué otros sistemas puedo importar?

Las exportaciones de Applied Epic, Vertafore AMS360 y HawkSoft están soportadas por CSV, y cualquier otro sistema que exporte CSV se puede traer con mapeo de columnas. Las agencias que vienen de hojas de cálculo o de una mezcla de herramientas usan el mismo camino por CSV.

¿Cuánto tarda cambiarse desde otro AMS?

Depende de la cartera, y un proveedor que da una cifra antes de ver la exportación está adivinando. Lo que Agency Nexus sí puede mostrar es si el cambio funcionó: NowCerts conecta por su API, los estados de comisiones históricos entran como saldos de apertura que no se vuelven a conciliar, y un reporte de paridad compara el mismo mes en los dos sistemas línea por línea antes de apagar el sistema anterior.

¿Qué pasa con mis documentos durante la migración?

Se inventarían tal como existen realmente —PDFs, formularios ACORD, hojas de cálculo, correos, listas de contactos y notas sueltas— y después se identifican por tipo, se normalizan y se emparejan con la póliza y el cliente a los que pertenecen. El objetivo es una cartera organizada del otro lado, no una carpeta de archivos migrados.

¿Qué pasa con los datos incompletos o contradictorios al migrar?

Los huecos y conflictos salen a la superficie en vez de descartarse en silencio. Un registro que no se puede emparejar, o un campo sobre el que dos fuentes no coinciden, se muestra como algo por resolver. Esto es deliberado: descartar calladamente el 5% desordenado de una cartera es como una migración parece exitosa y luego falla al segundo mes.

¿Tengo que recapturar fechas, nombres y códigos al migrar?

No. La normalización es parte de la importación: fechas, nombres, monedas y códigos de aseguradora se llevan a una sola forma consistente de manera automática. Retranscribir una cartera a mano es la razón más común de que una migración de AMS se atasque, así que se trata como un paso que el sistema le debe a usted.

¿Los datos de mi agencia están separados de los de otras agencias?

Sí. Los registros de cada agencia están separados lógicamente, y la autorización es consciente del inquilino: el acceso se evalúa contra la agencia dueña del registro y no solo contra el usuario que pregunta. Dentro de una agencia, el control de acceso por roles gobierna quién alcanza qué.

¿Cómo se protegen mis datos?

Agency Nexus usa TLS en tránsito, hashing de contraseñas, control de acceso por roles, autorización consciente del inquilino, separación lógica entre registros de agencias, credenciales restringidas y registro de eventos. Ningún sistema es perfectamente seguro; si una brecha afecta información protegida, se notifica a los clientes afectados y a las autoridades según lo exija la ley.

¿Dónde se procesan mis datos?

En Estados Unidos. Sourcy Inc. opera desde Florida, y los datos de Nexus se procesan en Estados Unidos y donde operen sus proveedores de servicio, bajo las salvaguardas contractuales y legales aplicables para cualquier transferencia internacional.

¿Qué pasa con mis datos si cierro la cuenta?

El contenido del cliente se elimina o se anonimiza dentro de aproximadamente 90 días del cierre de la cuenta, incluida la rotación normal de respaldos, salvo que se requiera un período mayor por obligaciones legales, de seguridad, de disputas o de registros financieros.

¿De qué servicios de terceros depende Agency Nexus?

Amazon Web Services para alojamiento, base de datos y almacenamiento de archivos; Stripe para suscripciones y pagos; Resend o un proveedor SMTP configurado por la agencia para correo; OpenAI o un endpoint compatible con OpenAI para las funciones de IA; y Cloudflare Turnstile para protección contra bots. Twilio para SMS y llamadas, y el acceso a Google Drive, son opcionales y solo se activan cuando la agencia los habilita.